Kategori: Okategoriserade

Öppna butiken

När vi öppnar butiken när är det lugnt. Då plockar vi undan skräp och lägger pantburkar där pantburkar ska vara.
Är papperskorgen full, tömmer vi den i en sopsäck. Är det slut på sopsäckar gör man Martin uppmärksam på detta.

Detta gäller även om man tar över på eftermiddagen – det är allas ansvar som medarbetare att se till att:

• Inga pantburkar står och dräller.
• Papperskorgen är tömd.
• Inga inlämningslappar ligger framme.

När man tar över butiken ska medarbetaren informera sig om vad som behöver göras.
Har man inget att göra, ska man kommunicera med Martin.
Varje medarbetare ska aktivt se till att driva ärenden framåt och i så stor utsträckning som möjligt ta egna initiativ.

Inköp av varor.

Tills vidare görs alla inköpsbegäran via Discord. Inom kort kommer detta att ske via ett formulär.

Processen för inköp är följande:

1. Leta reda på den reservdel som behövs. Räkna ut ett pris, lägg på 20 % och sedan moms.
2. Ta in disposition från kunden.
3. Var noga med att dokumentera så detaljerat som möjligt. Om det till exempel är en fläkt som ska köpas in, se till att fotografera fläkten – både märkningen på etiketten och hur fläkten är utformad.
4. Alla inköpsbegäran ska kopplas till ett ärendenummer.
   Vill man själv beställa hem produkten är det ens eget ansvar att uppdatera wikin med inköpsärendet, så att den inköpta produkten lätt kan kopplas till aktuellt ärende.
   När inköpsformuläret är på plats kommer allt att läggas in i inköpsdatabasen.

Arbetsgång

• Dokumentera det du gör. Gör du en backup – skriv det i ärendesystemet.
• Tar du över jobbet från en kollega, kontrollera vad som tidigare har gjorts i ärendet.

Några saker att tänka på:

• Är det rätt version av Windows vi installerar?
• Har all viktig data flyttats till servern innan ominstallation?
• Har all viktig data återställts från servern efter ominstallation?
• Om något behöver köpas in: ta reda på så mycket som möjligt.
  Exempel: Behöver vi köpa en ny fläkt till en dator, räcker det inte med datorns modell – vi måste veta exakt modellnummer på fläkten.
• Alla skruvar som skruvas ut ska läggas i de små plastburkar som finns för ändamålet.
  Burken ska märkas tydligt.
• Om vi har kört fast i ett projekt och väntar på delar, ska delarna läggas på inhyllan – samlat och tydligt uppmärkt.
  Datorn ska inte bli kvar ute i verkstaden.

VIKTIGT! Dokumentera avvinkelse.

Utlämning

• Kontrollera att det är kundens dator.
• Kontrollera vad vi har gjort med datorn.
• Gå igenom att allt ser korrekt ut, och att data har återställts.
• Ta betalt.

Fakturering
Faktura får endast lämnas ut om det är godkänt i förväg.
Om kunden vill ha faktura vid utlämning, försök få kunden att betala med kort istället.
Vid dyrare ärenden, t.ex. vid inköp av dyr hårdvara, ska betalning alltid ske med kort.

Alla kunder betalar med kort – förutom större myndigheter som i så fall ska ha kommunicerat detta i förväg. Det finns annars en risk att vi blir blåsta på pengar.

Avslut
Se till att ärendet är markerat som avslutat.

Instruktioner för hantering av inlämningar

1. Lyssna på kunden
   Ta noggrant in vad kunden säger. Försök omvandla kundens beskrivning till konkreta åtgärder vi kan utföra.
2. Är det för mycket fel på datorn? Kräver datorn reservdelar vi inte kan få tag på? Säg hellre nej än att vi tar på oss något vi har låg chans att lösa. Reservdelar bör finnas på Amazon, EET eller eBay.
3. Saker att vara extra noga med:

• Lösenord till datorn
  Kontrollera att vi har fått rätt lösenord till datorn.
• Dubbelkolla telefonnummer
  Bekräfta kundens telefonnummer genom att upprepa det för kunden.
• Funktionstest
  Om möjligt, genomför ett snabbt funktionstest och försök bedöma datorns skick.
• Kontrollera USB-portar
  Se till att det inte sitter några sändare eller andra tillbehör i USB-portarna. Sådana ska i så fall återlämnas till kunden.
• Fler än ett kolli
  Om flera kollin (t.ex. dator, hårddisk, laddare) lämnas in ska varje kolli märkas med en klisterlapp med följande information:
  Ärendenummer + till exempel “1 av 3”.
  Exempel:
  Ärendenummer 12345 – 1 av 3
  Ärendenummer 12345 – 2 av 3
  Ärendenummer 12345 – 3 av 3

Antalet mottagna kollin ska dokumenteras i ärendesystemet.

3. Fler än en dator
   Om kunden lämnar in fler än en dator, och vi ska utföra olika åtgärder på dem, ska de läggas upp som separata ärenden.

Allt som tas emot skall märkas med ärendenummer och märkt hur många koli vi har tagit emot.